Réussir la conduite du changement pour un ERP performant

Favoriser l’adoption des nouvelles pratiques

 L’objectif est d’accompagner les collaborateurs pour qu’ils adoptent rapidement et efficacement :

• Les nouveaux outils ou technologies : ERP, applications mobiles
• Les nouveaux processus qu'ils soit initié par une volonté interne ou par de nouvelles réglementations comme la réforme de la facturation électronique
• Les changements culturels ou structurels.

💡 À savoir : une adoption réussie réduit les résistances au changement et accélère la rentabilité des projets.

Améliorer la performance de l’organisation

Chaque projet de transformation doit avoir un impact mesurable sur la performance globale. Cela inclut :

• L’optimisation des processus pour plus de productivité
• Une meilleure collaboration entre les équipes.
• L’amélioration de la satisfaction client grâce à des services ou produits innovants.

📊 Il s'agit ici de définir et de suivre vos indicateurs clés de performance

Réduire les résistances au changement

La peur de l’inconnu ou la perte de repères peut freiner les initiatives. La conduite du changement vise à :

• Rassurer les collaborateurs par une communication transparente.
• Proposer des formations adaptées pour renforcer les compétences.
• Créer un environnement de travail qui favorise la collaboration et l’engagement.

🔑 Astuce : un accompagnement personnalisé est souvent la clé pour lever les freins individuels et collectifs.

Visualiser le processus d'acceptation du changement avec la courbe de Kübler-Ross

La courbe du changement d’Elisabeth Kübler-Ross, issue des travaux sur le deuil, est un outil précieux pour comprendre les réactions humaines face aux transformations. Elle met en lumière les différentes étapes émotionnelles par lesquelles passent les individus lorsqu’ils sont confrontés à des changements significatifs.

Comment accompagner vos équipes à chaque étape de la courbe ?

Pour garantir une adoption réussie du changement, il est essentiel de soutenir vos collaborateurs à chaque étape :

• Face au déni : Organisez des réunions d’information pour clarifier les objectifs.
• Durant la colère : Encouragez les discussions pour écouter et apaiser les frustrations.
• Pendant la négociation : Montrez la valeur ajoutée des nouvelles pratiques avec des exemples.
• Lors de la dépression : Offrez des formations et un accompagnement personnalisé pour rassurer.
• À l’acceptation et l’engagement : Valorisez les efforts fournis et reconnaissez les succès intermédiaires.

Pourquoi la conduite du changement est cruciale lors d’un changement d’ERP ?

 Le changement d’ERP est bien plus qu’une simple mise à jour logicielle. 

Le changement du système d'information transforme en profondeur les processus métier de l’entreprise, impactant des fonctions clés comme la gestion des stocks, la facturation, ou encore la relation client.

Faire évoluer son organisation peut susciter des résistances importantes, d’où l’importance d’une conduite du changement adaptée.

Un ERP performant ne suffira pas pour booster votre productivité si les utilisateurs finaux ne sont pas formés ou convaincus de ses bénéfices.

Méthodologie pour intégrer un ERP avec succès

1. Un état des lieux objectif des freins actuels

Tout le monde veut changer pour mieux… mais tout le monde ne sait pas ce que cela implique réellement quand le changement est là.

La raison se cache souvent dans l’existant. Aussi, il est fondamental d’analyser avec objectivité et sans compromis les forces, mais surtout les vulnérabilités que l’on a de manière à anticiper des solutions alternatives.

💡 Aussi bien qu’un problème sans solution est un problème mal posé, un problème anticipé est un problème en moins.

2. Sensibilisation et implication des équipes

Avant même de choisir un ERP, il est crucial de sensibiliser les collaborateurs aux enjeux du projet.

Expliquez pourquoi un changement est nécessaire et les avantages qu’il leur apportera (gain de temps, automatisation, meilleure collaboration interservices).

Les impliquer en amont valorise vos collaborateurs. Cette preuve de considération forte fait partie des ingrédients de la sécurité de votre projet.

3. Communication transparente et organisée

Une communication claire et assertive est la clé pour éviter les malentendus et rassurer les équipes.

Informez régulièrement vos collaborateurs des avancées, des bénéfices attendus et des impacts concrets du changement.

Adaptez vos messages en fonction des publics : managers, équipes opérationnelles ou parties prenantes externes.

Votre meilleur outil pour cela est un plan de communication qui adresse communiquer quoi, à qui, comment et quand pour assurer la transparence et la cohésion.

4. Formation sur-mesure

Chaque utilisateur a des besoins spécifiques en fonction de son rôle.

Proposez des formations personnalisées, adaptées à leur niveau de maîtrise et aux fonctionnalités qu’ils utiliseront.

Pour que les collaborateurs se sentent compétents face aux nouvelles exigences, il est essentiel de les former et de les accompagner tout au long du processus.

Cela inclut des sessions de formation, des ateliers pratiques, et un suivi personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de chacun.

5. Mise en œuvre progressive

Adoptez une approche par phases pour déployer l’ERP.

Dans votre gestion de projet : commencez par les processus les plus critiques, tout en recueillant des retours d’expérience pour ajuster les prochaines étapes.

6. La meilleure posture managériale pour accompagner le changement

• Empathie et écoute active des préoccupations de vos collaborateurs sont la clé de voute de l’accompagnement du changement. La considération rassure le collaborateur, le valorise et l’implique naturellement.
  
  
• Responsabilisation et engagement constant : Se positionner clairement sur les décisions et aider les collaborateurs à les assumer avec vous. Vous êtes une équipe.
  
  
• Disponibilité et réactivité : Être disponible pour répondre aux questions et résoudre rapidement les problématiques qui surgissent permet de démontrer un véritable engagement sincère envers leur réussite.
  
  
• Leadership collaboratif : Créer un environnement de travail participatif où les idées et les retours sont valorisés permet d’impliquer sainement les équipes.

7. Garder le Cap : Mesurer pour motiver et réussir

Savoir où l’on va c’est bien. 
Savoir comment est-ce que l’on y va et vérifier régulièrement que l’on garde le cap, c’est encore mieux.

Une conduite du changement efficace repose sur la définition d’un objectif clair, soutenu par l’établissement préalable de jalons de contrôle précis.

💡  C’est la mesure qui fait la preuve, la preuve qui donne le sens et le sens qui sécurise la motivation des équipes.  

8. Consolider : Garantir la pérennité et tirer parti des expériences

La consolidation est une étape cruciale pour assurer la pérennité des bénéfices apportés par le changement.

Cependant, elle peut aussi devenir un piège : atteindre l’objectif ne signifie pas que le processus est terminé.

Une fois le changement opéré, l’environnement, les repères et les habitudes évoluent, tout comme les équipes.

Ce contexte peut entraîner des erreurs, mais ces erreurs sont une opportunité d’apprentissage et d’amélioration continue.

Pour transformer ces expériences en succès durables, il est essentiel de :

• Maintenir un suivi régulier grâce à des indicateurs adaptés aux nouvelles pratiques.
• Créer une bibliothèque de "leçons apprises", en collectant les retours d’expérience des collaborateurs et des clients après le déploiement.
• Rester proactif et faire preuve d'agilité pour anticiper les évolutions à venir et garder une longueur d’avance.

En adoptant cette approche, le changement devient une dynamique continue, renforçant la résilience et l’adaptabilité de l’organisation.