Facturation électronique : Tout ce que vous devez savoir

La facturation électronique va devenir obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA. La digitalisation des factures se fera progressivement selon la taille des entreprises. Découvrez dans cet article tout ce que vous devez savoir sur la généralisation aux entreprises du traitement digitalisé des factures.

• Qu'est-ce que la facturation électronique ? 
• Calendrier des échéances
• Cycle de vie des factures et statuts
• Formats
• PPF - Portail Public de Facturation
• PDP - Plateforme de Dématérialisation Partenaire
• OD - Opérateurs de dématérialisation
• E-reporting
• IRIUM SOFTWARE et la facturation électronique

La facture électronique

La transition vers la facture électronique s’amorce dès 2024. Elle deviendra obligatoire pour les entreprises qui paient leur TVA en France, en B2B. On parle d’e-invoicing. Cette réforme concerne 4 millions d'entreprises, soit plus de deux milliards de factures. Elle consiste à généraliser la facturation électronique des entreprises selon des formats pré-définis par l'État. 

Émission et réception de factures : une échéance différente

Il est important de distinguer l’obligation d’émission et de réception de factures électroniques. Le calendrier prévoit en effet différentes échéances selon le type.

Calendrier des échéances

[ Report de l'échéance ]

La DGFiP a annoncé le 28 juillet 2023 un report de la date d'entrée en vigueur de cette réforme, initialement prévue le 1er juillet 2024, à une date ultérieure. Elle sera définie dans le cadre des travaux d'adoption de la loi de finances pour 2024.

La dématérialisation fiscale est déjà en marche notamment pour les administrations depuis 2020. Les entreprises transmettent leurs factures dématérialisées émises au secteur public via le portail Chorus Pro.

Trois étapes ont été définies pour rythmer la dématérialisation des factures et la transmission des données fiscales. Les nouvelles échéances ne sont pas encore connues. 

Dans ce contexte, une entreprise est égale à un numéro de SIREN, système d'identification du répertoire des entreprises.

Étape 1

• Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, c'est-à-dire choisir comment elles recevront les factures émises par les grandes entreprises (Orange, EDF, ...). Cette réception peut se faire soit via une Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP), soit via le Portail Public de Facturation (PPF).
• L'émission de factures électroniques sera OBLIGATOIRE pour les grandes entreprises qui comptent plus de 5000 salariés ou générant un chiffre d’affaires supérieur ou égal à 1,5 milliard d’€ combiné à un bilan supérieur ou égal à 2 milliards d’euros (EDF, Orange, ...)

Étape 2

• L'émission de factures électroniques sera OBLIGATOIRE pour les entreprises de taille intermédiaire qui comptent plus de 250 salariés ou générant un chiffre d’affaires supérieur ou égal à 50 millions d’€ et à un bilan supérieur ou égal à 43 millions d’euros.

Étape 3

• L'émission de factures électroniques sera OBLIGATOIRE pour les petites et moyennes entreprises ainsi que les TPE qui comptent moins de 250 salariés ou générant un chiffre d’affaires inférieur à 1,5 million d’€ avec un bilan inférieur à 43 millions d’euros.

Suivi du cycle de vie de la e-facture

L’e-invoicing implique une obligation du suivi du cycle de vie d’une facture. Ce cycle est composé de statuts obligatoires, recommandés et facultatifs.

Statuts obligatoires des factures :

• Déposée (sur le Portail Publique de Facturation – PPF)
• Rejetée (par le PPF)
• Refusée (par l’acheteur)
• Encaissée (Notion utilisée dans le cadre de la TVA sur encaissement) 

Statuts recommandés :

• Mise à disposition
• Approuvée
• Approuvée partiellement
• Mise en paiement
• Paiement transmis
• Prise en charge

Statuts facultatifs :

• Émise
• En litige
• Complétée
• …

Des formats obligatoires

La DGFiP impose l’utilisation de formats structurés dans le cadre de cette réforme. Vous avez le choix entre trois d’entre eux.

Il y a d’abord les formats UBL (reconnu par l'UE) et CII (reconnu par les Nations Unies) qui sont tous deux en XML qui sont complètement dématérialisés. Ces formats de factures sont idéaux pour une automatisation complète et un traitement optimisé par des programmes informatiques. Cependant, comme il n'y a pas de document joint, la lecture par une personne est complexe.

Factur-X, en revanche, est un format hybride de facture électronique. Il permet d’obtenir une facture PDF lui-même contenant un fichier XML. Un humain peut alors facilement lire sa facture au format PDF classique. Le fichier XML incorporé permettra la transmission et l’interprétation des données par les machines. C'est un format officiellement reconnu par la France et l'Allemagne. Les entreprises françaises utilisant Factur-X seront capables d'échanger des données de facturation avec des partenaires allemands. 

Le point sur les acteurs de cette réforme

Le Portail Public de Facturation - PPF

C’est le portail mis en place par l’administration fiscale pour récupérer les données fiscales de manière dématérialisée. Il remplacera Chorus Pro. Ainsi, les entreprises qui paient leur TVA en France auront l'obligation au 1er juillet 2024 d'effectuer leur déclaration de TVA soit via la PDP qu'elles auront choisie, soit directement sur le PPF. 

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires - PDP

Pour lier les ERP propres aux entreprises, l’administration fiscale a choisi d’identifier des plateformes partenaires. Elles seront certifiées et immatriculées selon un cahier des charges défini par l’État. Ce sont les seules plateformes sécurisées et autorisées à se substituer au PPF. Elles pourront alors émettre, recevoir et transmettre les factures concernées par la réforme. Aujourd'hui, aucune PDP n'est officiellement certifiée.

Selon la plateforme choisie, des fonctionnalités additionnelles absentes du PPF pourront être proposées. Seules les données de facturation obligatoires seront transmises à l'administration fiscale. Vous aurez la possibilité d'échanger des données plus complètes en toute confidentialité à vos clients ou fournisseurs. Par exemple : Possibilité d'archiver électroniquement plus de documents que les simples factures. Elles permettront aussi d'échanger des factures complètement dématérialisées avec d'autres pays. 

Les Opérateurs Dématérialisés - OD

Ce sont les prestataires de services privés en charge de la production de factures électroniques.  Leurs services vous permettent de dématérialiser vos documents. Ils ne sont pas certifiés par l’administration fiscale. Ils proposent de la numérisation et de gestion des documents.

Facturation électronique comment ça marche ?

E-reporting, l'autre aspect de la réforme

La facturation électronique concerne les opérations qui sont réalisées entre deux entreprises françaises qui sont soumises aux règles de TVA en France.  

Le e-reporting quant à lui concerne des opérations qui n'entrent pas dans le champ de la facture électronique :

• Transactions à caractère international ou intracommunautaire :
  
  • Les exportations
• Les transactions avec les non-assujettis
  • Les clients particuliers (par exemple : acheter son pain en boulangerie, ou des plants de tomates chez un pépiniériste)
  • Les associations à caractère non lucratif
• Transmissions des données d'encaissement

Concernant les importations : l'administration fiscale se rapproche directement de la douane pour récupérer les données fiscales requises. 

Et pour iE, iPro et LOCPRO, les logiciels IRIUM SOFTWARE ?

IRIUM SOFTWARE a choisi d’intégrer nativement la plateforme iFacture de son partenaire Cecurity.com à ses solutions ERP. Les échanges entre nos solutions et la PDP seront simplifiés. Cette plateforme est candidate à l’immatriculation en PDP auprès de l’administration fiscale. 

L’envoi de factures sera possible au format Factur-X. Vous conservez alors une lisibilité optimale de vos factures pour vos clients tout en facilitant la transmission des données fiscales auprès de l’administration française. Grâce au format Factur-X vous pourrez dématérialiser l'ensemble de vos factures clients ou fournisseurs internationaux qui reconnaitront ce format d'échange de facture. Vous gagnerez alors en productivité. 

La réception de factures traitera les trois types de formats prévus par la réforme.