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Guide : Comment réussir un inventaire ?
L'inventaire est une technique de recensement et de vérification physique de l'ensemble des biens possédés par une entreprise à un moment donné. Il s'apparente à une capture instantanée des stocks à un instant précis.
Pourquoi réaliser un inventaire ?
La mise en place d'un inventaire présente deux enjeux majeurs. Tout d'abord, il est une obligation légale en France : les entreprises sont tenues par la loi de déclarer leurs biens dans leurs comptes annuels afin d'établir la situation financière de l'entreprise. De plus, l'inventaire joue un rôle crucial dans la gestion efficace des finances de l'entreprise en minimisant les coûts inutiles liés à un excès de stockage ou aux ruptures de stocks. En résumé, l'inventaire est à la fois une obligation légale et un outil stratégique pour garantir une gestion optimale des ressources de l'entreprise.
Au-delà de l'aspect légal, l'inventaire vous aide à maîtriser la trésorerie de votre société !
Un inventaire précis permet de contrôler les stocks, d'éviter d'avoir des ruptures de stocks ou au contraire des quantités trop importantes pour certaines références. Ainsi il est possible d'identifier de façon certaine les pièces à faible rotation et d'entreprendre des actions pour favoriser le taux de rotation et minimiser les dépréciations de stock. Vous pouvez ainsi optimiser les achats, réduire les frais de stockage et maximiser les ventes en évitant les ruptures de stock.
L’art de la gestion des stocks c’est d’avoir en stock la juste quantité pour livrer les demandes des clients et pour éviter de mobiliser sa trésorerie dans des biens qui perdent de la valeur avec le temps.
Quelles conséquences lorsqu’on ne fait pas assez d’inventaires ?
La rupture de stocks non contrôlée
Lorsqu'on ne fait pas d’inventaire ou peu, la conséquence directe est qu’on a une information erronée du disponible en stock pour une référence donnée dans son logiciel de gestion.
Ainsi lorsque vous avez besoin d’une pièce qui est présente informatiquement mais qui physiquement n’est pas en stock, plusieurs conséquences directes se produisent :
- Votre client n’est pas satisfait, car il n’est pas livré
- Vous manquez une opportunité de vente
- Vous procédez à une commande en urgence, souvent achetée beaucoup plus cher qu’à la normale
- La pièce « disparue » est une perte sèche : elle a pu être consommée sans être facturée, offerte ou même démarquée
Le surstock
À l’inverse, le surstock n’est pas non plus une situation idéale. En effet, avoir trop de stock peut produire les répercussions suivantes :
- Le stock en trop occupe de l’espace qui ne sera donc pas disponible pour d’autres références
- Immobilisation financière : ce stock représente un montant que vous ne pouvez pas mobiliser pour investir ou pour répondre aux besoins de l’entreprise
- Un risque élevé d’avoir à passer des dépréciations pour les pièces à faible rotation
Mais alors, quelles sont les règles pour un inventaire réussi ?
Évitez les pièges !
Choisir le mauvais moment
Comptage imprécis
Des erreurs durant le comptage peuvent entraîner des données incorrectes sur les stocks. Il est crucial de compter avec précision, de ne rien omettre et de noter correctement les quantités pour éviter les incohérences.
Négliger la vérification
Omettre la phase de vérification après le comptage peut laisser des erreurs non corrigées dans les stocks. Il est important de comparer les données comptées avec les enregistrements existants dans votre logiciel de gestion de stock pour corriger les écarts éventuels.
1. Fixer les objectifs de votre/vos inventaires
Vous devez avoir une vision claire des raisons pour lesquelles l'inventaire est nécessaire au sein de votre
établissement. Ces objectifs peuvent être par exemple de se conformer à la loi, d'optimiser les opérations
quotidiennes, d'ajuster les stocks pour optimiser les finances de votre société. Plus vos objectifs seront clairs et
précis, plus il sera aisé de mobiliser et de sensibiliser le personnel sur l'importance de cette tâche.
2. Fréquence des inventaire et méthode de comptage
Sélectionnez une méthode d'inventaire selon votre structure et vos besoins, vous avez le choix entre plusieurs méthodes de comptage.
3. Trouver le moment idéal
Il s’agit là de planifier l’inventaire à un moment stratégique. L’objectif est de minimiser les perturbations dans les mouvements de stock quotidiens. Il est nécessaire d’éviter les périodes de forte activité.
4. Les bonnes personnes pour l’inventaire
Identifier les personnes responsables de la réalisation de l'inventaire et affecter les ressources nécessaires, qu'il s'agisse de personnel formé. Si les personnes sont novices dans l’exercice, vous pouvez planifier des sessions de formation afin de clarifier la procédure à suivre, de partager votre vision sur les objectifs de cette tâche et de les former aux outils.
5. Les outils essentiels
Aujourd’hui, réaliser son inventaire sur papier, c’est très chronophage. Vous gagnerez du temps et de l’argent en digitalisant vos processus d’inventaire.
Il est important d’assurer la bonne préparation de vos outils de comptage. Par exemple : préparer des listes d’articles à compter, des feuilles de comptage, mise à jour des codes-barres, des scanners, des étiquettes d’identification. Il existe des outils qui vous aident à piloter vos inventaires.
6. Mettre à jour vos stocks et traiter les écarts
Il est judicieux de prévoir une procédure permettant de comparer les enregistrements existants avec le comptage effectif et de définir comment traiter les écarts entre le stock physique et les données enregistrées.
Pour terminer votre inventaire, il est indispensable de mettre à jour vos quantités en stock afin que les enregistrements comptables reflètent la réalité de vos stocks.
Les outils indispensables pour réaliser un inventaire
Les logiciels IRIUM SOFTWARE vous permettent de faciliter la réalisation de vos inventaires et d’avoir une information juste au sein de votre logiciel de gestion. Grâce au terminal portatif, il suffit de scanner le code barre de l’article à compter et d’en saisir la quantité. Les écarts et mises à jour de quantités sont ensuite poussés vers l’ERP et vos données sont à jour sans doubles saisies.
En somme, l'inventaire est un processus fondamental pour toute entreprise, afin de gérer efficacement les finances et éviter les erreurs coûteuses. En suivant une procédure bien définie et en utilisant les outils appropriés, vous pouvez réaliser des inventaires précis et bénéfiques pour votre activité.
Quel avenir pour les inventaires avec l'I.A. ?
Votre responsable de magasin pourrait être assisté par une solution de gestion de stocks qui utilise des algorithmes pour suggérer les articles à compter en se basant sur les rotations des dernières semaines.
Ou encore l'intégration de l'intelligence artificielle pourrait aller encore plus loin en offrant la capacité de compter automatiquement les quantités présentes dans les casiers ou les rayonnages. À l'aide de caméras, capteurs ou technologies de reconnaissance d'image, l'I.A. serait en mesure de scanner et d'analyser les
stocks physiques, comptant les produits et actualisant les niveaux de stock dans le système, le tout sans intervention manuelle.
Pour en savoir plus sur les méthode de comptage
Cette méthode implique de compter régulièrement une partie des stocks sur des cycles définis (par exemple, chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre) sans arrêter les opérations.
Cette méthode consiste à classer les articles en fonction de leur valeur relative ou de leur importance pour l'entreprise.
Par exemple, les articles sont classés en trois catégories : A, B et C selon les priorités de l’entreprise. Ou encore par fréquence de rotation ; selon la valeur de la marchandise.
Dans cette méthode, les articles à compter sont choisis de manière aléatoire sans critères spécifiques.
Cette approche consiste à diviser les installations de stockage en zones spécifiques et à attribuer à chaque équipe une zone définie à compter. Chaque équipe est responsable du comptage précis de tous les articles dans sa zone assignée. Cette méthode est pratique pour les entreprises disposant de vastes entrepôts ou de stocks répartis dans plusieurs zones géographiques.
Contrairement au comptage cyclique, le comptage global implique de compter l'ensemble des stocks en une seule fois.
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