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Guillaume Chevreuil, Ets Poirier Chevreuil : iDoc, pour la dématérialisation des documents entrants, “une solution d’avenir !”

Dématerialisation des documents entrants IRIUM Software iDOC

Depuis quelques mois, Irium Software met à disposition de ses clients, iDoc, un module complémentaire au logiciel de gestion iPro. Sa fonction : la dématérialisation des documents entrants, telles que les factures reçues par email, afin d’en faciliter la gestion et la classification. Guillaume Chevreuil, l’un des gérants des Ets Poirier-Chevreuil, témoigne du temps gagné grâce à lui.

Irium Software : Depuis quand utilisez-vous les solutions Irium Software ?

Guillaume Chevreuil : Nous sommes clients depuis 19 ans, soit quasiment depuis le début de notre activité. Nous sommes très gourmands de toutes les nouvelles technologies qu’Irium Software propose et avons suivi toutes les évolutions. Nous sommes équipés d’iPro, logiciel de gestion commerciale, ainsi que d’une interface spécifique, Chorus Pro, qui nous permet de dématérialiser les factures à destination de l’administration publique, dans le respect de la réglementation en vigueur. Depuis mars 2020, nous avons installé iDoc pour dématérialiser tous les documents entrants, et notamment les factures.

IS : Comment fonctionne iDoc ?

GC : Une fois le module installé, il faut créer un modèle de facture pour chaque fournisseur, soit en scannant un document, soit à partir d’un mail reçu - c’est l’idéal car il est déjà bien calibré -. Ensuite, dès qu’un fournisseur nous envoie une facture par mail, celle-ci est enregistrée sur l’ordinateur et intégrée dans iDoc. Le logiciel va la reconnaître grâce au script préalablement créé, puis la stocker dans un dossier attribué, et la classer par mois et par année. Il peut également l’associer à la facture informatique créée par iPRO au moment de notre commande.

L’opération peut se répéter pour les bons de livraison, les devis… les possibilités sont vastes.

IS : Pourquoi avoir choisi iDoc ?

GC : Il s’agit d’anticiper le futur car, à mon avis, le stockage des documents et l’envoi de factures par voie dématérialisée sont deux pratiques qui vont se développer. D’ailleurs, le gouvernement réfléchit à rendre obligatoire la facturation électronique entre assujettis à la TVA, au plus tard en 2025.

Pour nous, l’objectif est de recevoir toutes les factures par mail et ne plus avoir de stockage papier d’ici un ou deux ans. Nous travaillons en ce sens avec nos fournisseurs, même si tous ne sont pas encore prêts. Pour l’instant, nous ne traitons que 10 à 15 % de nos factures avec iDoc.

La situation de confinement que nous avons connue va sûrement accélérer les choses. Face au ralentissement des activités de la Poste et aussi chez eux, en interne, les fournisseurs se sont rendu compte qu’il valait mieux envoyer les factures par mail que par papier.

IS : Quels sont les atouts d’iDoc ? 

GC : Ce qui est appréciable avec Irium, c’est que les logiciels sont évolutifs. Les développeurs sont très à l’écoute de nos retours et apportent des améliorations qui facilitent notre utilisation au quotidien. Cela est déjà le cas avec iDoc.

Concrètement, ce nouveau module limite les impressions papier et, donc, nous fait gagner de la place de stockage et faire des économies. Il permet également de gagner du temps dans le traitement des factures, notamment avec les fournisseurs qui nous en envoient tous les jours. Un seul clic suffit pour traiter plusieurs documents en même temps. Nous ne gérons actuellement que ceux provenant des fournisseurs de pièces détachées, mais il serait possible d’élargir aux fournisseurs généraux.

Autre atout au niveau de la gestion, retrouver une ancienne facture est plus facile : il suffit de rentrer un numéro de série ou un nom de pièce dans l’historique du logiciel pour qu’il sorte les documents associés. Fini les longues recherches en salle des archives !

Ce n’est que le début, mais je suis déjà convaincu de l’apport d’iDoc dans notre organisation. C’est l’avenir. Je ne peux que conseiller de prendre dès maintenant le train en marche !

 Je veux découvrir iDoc

 

Zoom sur l’entreprise Poirier-chevreuil

 erp Poirier Chevreuil logiciel de gestionDepuis 20 ans, l’entreprise Poirier-Chevreuil est spécialisée dans la distribution de pièces détachées pour l’agriculture, les travaux publics, l’industrie et la fabrication de flexibles hydrauliques et industriels. Située à Changé (53), près de Laval, elle trouve sa clientèle essentiellement en Mayenne et les départements limitrophes, notamment la Sarthe. A ce jour, 14 personnes sont au service de la clientèle : 4 commerciaux agricoles, 2 commerciaux industrie, 3 magasiniers, 2 techniciens, 1 secrétaire et les deux associés, Alain Poirier et Guillaume Chevreuil.

26 août 2020

Catégorie : Témoignages Clients

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