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WOLFF-WEYLAND (Luxembourg) : Une migration du système informatique maîtrisée sans difficulté

Le distributeur luxembourgois de machines agricoles, WOLFF-WEYLAND, nous parle de la mise en place de l'ERP i80. La migration vers ce nouveau logiciel, multi-site et billingue, fût un réel succés et a permis l'intégration d'interfaces constructeurs telles que l'interface Promodis.

À la fin de l'année dernière, le groupe luxembourgeois Wolff-Weyland, établi à Noerdange, a décidé de mettre en place un nouvel ERP (Enterprise Resource Planning). Le groupe Wolff-Weyland, qui compte 70 employés, chapeaute trois entreprises spécialisées de machines agricoles représentant les marques CNH. Depuis 60 ans, Wolff-Weyland importe des tracteurs New Holland et est, selon ses propres déclarations, « le deuxième plus ancien importateur New Holland en Europe ».

Après une intense recherche pour un système ERP approprié, le concessionnaire de machines agricoles a choisi le programme i80 de la société IRIUM, prestataire de services informatiques. De nombreux points ont été décisifs, indique René Diederich, propriétaire gérant du groupe Wolff-Weyland. L'un d'eux est que l'entreprise travaille déjà depuis plus de 25 ans avec une version ancienne d’un logiciel ERP d’IRIUM.

René Diederich se souvient : « Lorsque j'ai rejoint la société en 1988, j'ai peu après introduit le premier système informatique professionnel qui provenait à cette époque de la société IRIUM ». Maintenant, l'histoire se répète. Avec son fils Laurent, il a opté pour un nouveau Dealer Management System (DMS) qui a également été développé par IRIUM. Avec le DMS i80, le groupe luxembourgeois couvre désormais tous les secteurs du commerce de machines agricoles – de la vente à la commande, de l’atelier et l’entrepôt de pièces jusqu’à la comptabilité et au contrôle de gestion.

« Nous sommes très heureux que Wolff-Weyland, étant un client IRIUM de longue date, nous ait renouvelé sa confiance en choisissant la dernière version de notre logiciel i80 », explique Jérôme Morel d’IRIUM Software Deutschland, qui est responsable, entre autres, de la vente de solutions informatiques au Luxembourg. La relation de confiance de longue date a certainement joué un rôle dans la décision, admet René Diederic. Pour lui, diplômé en gestion d’entreprise, c’est en fin de compte le retour sur investissement apporté par le logiciel qui détermine sa qualité. « La solution ERP est structurée de manière modulaire et a été conçue pour maximiser la productivité dans l'exploitation quotidienne », explique Jérôme Morel.

Le Luxembourg étant un pays où de nombreuses langues sont parlées, le multilinguisme du programme est particulièrement important pour le groupe Wolff-Weyland. René Diederich et son fils Laurent passent régulièrement et couramment de l'allemand au français. Ces deux langues sont les langues officielles du Grand-duché - ainsi que leur langue maternelle, le luxembourgeois. Laurent Diederich : " Le personnel et les clients de nos entreprises à Noerdange et Bastogne parlent français, tandis que dans la concession Agri Center de Wemperhardt, on parle principalement allemand. " L'avantage avec i80 est que les employés peuvent immédiatement maîtriser le programme dans leur langue maternelle, ce qui leur permet de travailler facilement. Même si des données en différentes langues comme les documents de facture, les informations clients ou les données de produits sont entrées dans le système à partir de divers endroits, elles sont traitées sans difficulté.

Cet échange de données via les interfaces, par exemple lors de la commande des machines et des pièces de rechange ou lors de la gestion des demandes de garantie, contribue à l’augmentation de la productivité. René Diederich : « Le logiciel IRIUM offre des interfaces pour nos plus grands fournisseurs tels que CNH, Kuhn, Amazone et Weidemann. Grâce aux interfaces, les commandes arrivent maintenant sans erreur chez le fabricant et nous recevons notre commande en quantité correcte et dans les délais convenus. »


Pour le réseau de distribution Promodis, qui est le deuxième fournisseur principal du groupe, outre les constructeurs de tracteurs, d'autres interfaces sont également intégrées à travers lesquelles, par exemple, des pièces de rechange ou des accessoires peuvent être commandés. Dans le cadre d’un projet pilote pour le groupe Wolff-Weyland, IRIUM a mis au point une interface avec Promodis afin de pouvoir intégrer des bons de livraison et factures. Jérôme Morel en décrit les avantages : « Désormais, les fournisseurs n’ont plus besoin de créer des notes de livraison sous forme de papier, mais peuvent les transmettre sous format numérique et donc de manière confortable, sûre et rapide ».

Indépendamment de l'introduction du nouveau DMS, la société basée au Luxembourg avait déjà remplacé son hardware complet et était passée au cloud-computing il y a un an. Depuis lors, les serveurs ne se trouvent plus au sein de la société mais sont hébergés à l'extérieur dans un centre de données. Jérôme Morel : « La base de données relationnelle sous-jacente du système est enregistrée sur les serveurs cloud, ce qui permet une centralisation des informations échangées entre les différentes unités. » L’avantage est que depuis la modernisation du paysage hardware de l’année dernière, les employés de Wolff-Weyland travaillent sur des « clients légers » (« thin clients »). Comme toutes les applications requises sont exécutées sur le serveur cloud, les PC à part entière nécessitant de fréquents travaux de maintenance ne sont plus nécessaires aux postes de travail individuels.

En outre, i80 joue un rôle important dans la société comme système informatique de gestion des marchandises, souligne Laurent Diederich, « parce que toutes les opérations, telles que les commandes de l'atelier et la vente de pièces au comptoir ou à l'atelier, reposent entièrement sur ce système. Cela s'applique également au stockage des pièces de rechange, car i80 fournit une interface pour notre système Kardex, entrepôt automatisé de pièces. »

De même, il n’est plus utile de saisir une seconde fois les données sur l’intranet du fabricant au moment de la commande de pièces. Cette ressaisie d’informations, qui jusque-là nécessitait beaucoup de temps et générait de nombreuses erreurs, n’est désormais plus nécessaire. « Les données ne doivent maintenant être saisies qu'une seule fois. Pour 200 à 300 postes, nous économisons maintenant sûrement le travail de tout une matinée », explique Laurent Diederich, spécialiste en informatique, en soulignant ainsi l’augmentation de la productivité.

Pour son père, René Diederich, une autre raison importante pour l'achat était l'intégration complète du logiciel entre le système informatique de gestion des marchandises et la comptabilité, lui permettant un accès direct aux principaux chiffres d’exploitation. « Pour chaque processus, on peut avoir rapidement accès à toutes les données correspondantes de l'entreprise et établir des bilans séparés pour chaque vente individuelle. » Un rôle important en termes de coût-efficacité doit, à son avis, être attribué à l'outil graphique intégré qu’i80 offre pour la planification de l'atelier. Parce qu'il permet non seulement au chef d’atelier une gestion fiable du calendrier, mais aussi parce qu’il peut organiser et gérer son équipe de manière plus efficace.

Avant le lancement officiel, IRIUM a installé une version d’évaluation pour permettre aux employés de se familiariser avec le nouveau système alors que l’ancien système était encore actif. Pour cette phase de transition vers le système d’exploitation en temps réel, y compris la formation du personnel, trois semaines ont été nécessaires. La mise en service s'est bien passée : « Nous avons transféré toutes les données et aucune information n’a été perdue. C'était comme si vous mettiez simplement le contenu de la boîte à gants de l'ancienne voiture dans la nouvelle », a-t-il ajouté.

Depuis le 3 mars, le groupe gère ses activités sur les trois sites avec IRIUM 80. Mais ce n’est pas fini.  « Nous voulons installer d'autres interfaces », annonce Laurent Diederich. Il est donc prévu l'installation du module de communication qui permet d'informer les clients par SMS lorsque les pièces commandées sont arrivées ou que la machine est réparée. Ce n’est pas encore pour demain, mais c’est déjà en projet : la mise en place de l'interface Terre Net pour les machines d’occasion. Une autre priorité pour M. Diederich est de mettre en place un système CRM (système de gestion de la relation client) mobile qui permet à l’employé, lorsqu’il est en déplacement, d’accéder rapidement aux données client les plus importantes sur sa tablette tactile.

30 juin 2014

Catégorie : Presse
Auteur : Annette Schulze Ising (Eilbote)

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